장부, 최소한 이것만은 남겨야 한다

"세무사에게 맡기면 되죠"라고 생각하기 쉽지만, 세무사도 자료가 있어야 일을 합니다. 자료를 안 남기면 세금을 더 내게 됩니다. 최소한 무엇을 남겨야 하는지 정리합니다.

장부를 쓰면 달라지는 것

장부를 갖추지 않으면 추계로 세금이 정해집니다. 실제 비용을 인정받지 못하고 업종별 경비율로 계산됩니다. 실제로 쓴 돈이 경비율보다 많다면 그만큼 손해입니다.

게다가 장부를 갖추지 않았을 때 붙는 가산세가 있고, 반대로 간편장부 대상자가 복식부기로 기장하면 세액공제를 받을 수 있습니다.

즉 장부는 "귀찮은 의무"가 아니라 세금을 줄이는 수단입니다.

반드시 남겨야 할 다섯 가지

1. 적격증빙

비용으로 인정받으려면 정해진 형태의 증빙이 있어야 합니다.

세금계산서
계산서
신용카드 매출전표
현금영수증 (지출증빙용)

간이영수증은 한도가 있습니다. 건당 일정 금액을 넘으면 적격증빙이 아니면 비용 인정이 어렵고 가산세가 붙을 수 있습니다. 큰 금액은 반드시 세금계산서나 카드로 처리하세요.

2. 사업용 카드와 계좌를 분리합니다

이게 가장 실질적인 조치입니다. 개인 지출과 사업 지출이 한 카드에 섞이면 나중에 구분이 안 됩니다.

사업용 신용카드를 만들고 홈택스에 등록합니다. 등록하면 사용 내역이 자동으로 조회됩니다
사업용 계좌를 따로 씁니다. 복식부기 의무자는 사업용 계좌 신고가 의무입니다

카드만 분리해도 연말에 들이는 시간이 절반으로 줄어듭니다.

3. 매입·매출 자료

매출: 포스 자료, 카드 매출, 현금영수증 발행 내역, 배달앱 정산 내역
매입: 식자재·소모품 세금계산서, 매입 카드 내역

배달앱 정산 내역을 놓치는 경우가 많습니다. 앱에서 정산서를 받아 두세요. 중개 수수료와 배달비가 비용 항목입니다.

4. 인건비 자료

근로계약서
임금대장
4대보험 납부 내역
원천세 신고 내역

급여를 신고하지 않고 현금으로 주면 비용으로 인정받지 못합니다. 인건비는 대개 가장 큰 비용 항목인데 이걸 못 넣으면 소득이 부풀려집니다. 4대보험 부담 때문에 신고를 미루는 경우가 있는데, 소득세까지 계산하면 대개 신고하는 쪽이 유리합니다.

5. 감가상각 대상 자산 자료

인테리어, 주방 설비, 냉장고 같은 것들은 산 해에 전액 비용 처리되지 않고 여러 해에 나눠 반영됩니다. 취득 시점의 계약서와 세금계산서를 보관해야 합니다. 몇 년 뒤에 필요합니다.

어떻게 관리하나

거창할 필요 없습니다. 이 정도면 됩니다.

매일 — 포스 마감 자료 저장, 현금 시재 확인
매주 — 영수증을 봉투나 파일에 모아 두기 (사진으로 찍어 폴더에 넣어도 됩니다)
매월 — 매출·매입 합계 확인, 카드 명세와 대조
분기 — 부가세 신고 자료 정리

종이 영수증은 잉크가 날아갑니다. 찍어서 저장하는 습관을 들이세요. 클라우드 폴더에 월별로 넣어두면 충분합니다.

놓치기 쉬운 비용

실제로 썼는데 안 넣는 경우가 많은 항목들입니다.

사업장 화재보험료
정수기·POS·보안 시스템 임차료
배달 플랫폼 광고비
업무용 휴대폰 요금
사업 관련 교육비·도서비
거래처 접대비 (한도가 있습니다)
차량 유지비 (업무 사용 비율에 따라)

차량 관련 비용은 요건과 한도가 있습니다. 운행기록부를 쓰지 않으면 인정 한도가 제한되므로, 차량 비용이 크다면 확인해 보세요.

신고 일정

시기	할 일
1월	부가세 확정신고 (2기)
3월	직전 연도 지급명세서 제출
5월	종합소득세 신고
7월	부가세 확정신고 (1기)
매월 10일	원천세 신고·납부 (직원이 있는 경우)

5월 종합소득세가 가장 큰 산입니다. 부가세를 냈다고 끝이 아닙니다. 1년 치 자료가 여기서 다 필요하므로, 연중에 정리해 두지 않으면 5월에 급하게 만들다 빠뜨립니다.

세무 대리를 맡길 때

맡기더라도 이건 직접 챙겨야 합니다.

자료를 제때 넘기기 (한꺼번에 몰아주면 누락이 생깁니다)
현금 매출과 현금 지출은 따로 알려주기 (자료에 안 잡힙니다)
신고서를 받으면 매출액이 맞는지 확인하기

정리

장부가 없으면 추계로 계산되어 실제 비용을 인정받지 못합니다
사업용 카드와 계좌를 분리하는 것이 가장 효과가 큽니다
간이영수증은 금액 한도가 있습니다
인건비를 신고하지 않으면 비용으로 넣을 수 없습니다
영수증은 찍어서 월별 폴더에 저장합니다

세법의 기준 금액과 요건은 매년 개정됩니다. 실제 신고 전에는 홈택스 안내나 세무 전문가를 통해 현재 기준을 확인하시기 바랍니다.